Basisprogramm
 
     Das Besondere an TIBOS ist seine enorme Flexibilität. Die individuelle Konfigurierbarkeit macht es möglich, dass TIBOS für Hotels ebenso einsetzbar ist, wie für einen Campingplatz, dass es der Ferienhausvermieter oder -vermittler verwendet und gleichzeitig das Fremdenverkehrsamt der Gemeinde, in der sich die Objekte befinden, und gegebenenfalls sogar die Daten abgeglichen werden können.
 
TIBOS passt sich Ihren individuellen Bedürfnissen an, egal ob Sie mit oder ohne Check-In / Check Out arbeiten, Kurtaxe berechnen wollen oder nicht, welche Personenkategorien Sie verwenden, ob Sie einen festen Anreisetag haben, ob Sie Preisänderungen bei Umbuchungen lieber automatisch oder manuell berechnet haben wollen, welche Farben in der Plantafel die Belegungsstreifen haben sollen, und, und, und ...
 
Jedes TIBOS System wird dadurch quasi zu einem Einzelstück - zu Ihrem ganz persönlichen System - und das ohne teure Einzelanpassungen und dadurch notwendiger kostspieliger Dauerbetreuung

TIBOS
ist modular aufgebaut. Das Basisprogramm bietet folgende Leistungen:

Objektverwaltung

  • verschiedene Kategorien definierbar
  • Merkmale und Buchungskriterien pro Objekt definierbar
  • Klartext-Objektbeschreibung in der Plantafel abrufbar
  • Mehrsprachige Objektbeschreibung hinterlegbar
  • Objektsperrung
  • Zählerstandverwaltung für bis zu 10 verschiedene Zähler pro Objekt
  • Reinigungsstatus
  • Umsatzinformation pro Objekt
  • Belegungsübersicht pro Objekt
  • Für jedes Objekt einzeln einstellbare Internetbuchungsmöglichkeit

Buchung

  • grafische Belegungs- und Reservierungsdarstellung (Plantafel) bis zu 5 Jahre, nach Kategorien und Merkmalen selektierbar, unterscheidbar nach Vorreservierungen, Angeboten und Buchungen
  • Preisinformation für alle Preislisten und Objekte
  • Einzel-, Mehrfach- und Gruppenreservierungen
  • Überbuchungsmöglichkeit
  • Erstellung von Reservierungs­bestätigungen mit frei definierbaren Formularen
  • E-Mail-Versand von Formularen, auch als PDF-Attachment
  • Erfassung/Buchung von Sonder­wünschen und kostenpflichtigen Nebenleistungen
  • Preisvorgabe überschreibbar
  • Vakanzübersicht mit Lückenanzeige (Anschlussbuchung)
  • Drag- und Drop-Funktion für Umbuchungen mit Unterschiedsanzeige
  • Separate Erfassung/Abrechnung von Online-Buchungen über Channel Manager

Mieabrechnung

  • definierbare Zahlungsziele für An- und Restzahlung ab Buchung und / oder vor Anreise

  • OP-Überwachung für An- und Restzahlungen

  • Kostenerfassung vor und während des Mieteraufenthalts

  • Definierbare Sonderkosten (z.B. Reiseausfall-Vorsorge, Rainman)

  • Automatische Kostenerfassung pro Mieter, Tag, Objekt, Buchung und Kombinationen daraus

  • Personenkategorien mit definierbarer Kurtaxe

  • automatische PDF-Archivierung wählbar

Preisgestaltung

  • für jedes Objekt eigene Preislisten mit beliebig großen Saisonpreis­tabellen
  • Rabattstaffeln
  • Saisonpreise für Arrangements
  • einfache und schnelle Kopierfunktionen: Jahrweise oder für einzelne Buchungsarten oder Kategorien
  • einfacher Preisimport aus Excel-Tabelle

Objektgruppenverwaltung

  • Beliebige Objektgruppen

  • Bis zu 200 Objekte/Gruppe

  • Preisinformation für alle Gruppen

  • eigene Provisions-, Gebühren- und Zahlungskonfiguration jeder Objektgruppe

  • eigene Personenkategorien für jede Objektgruppe

 

Check in / Check out

  • check-in / check-out, wahlweise
  • Individuelle Einstellung für late check-in / late check-out
  • Erfassung von bis zu 10 Verbrauchswerten (z.B. Strom, Wasser, Gas) je Objekt

Adressverwaltung

  • Adressverwaltung für Interessenten, Gäste, Vermieter,
    Reiseveran­stalter/ Vermittler
  • Detaillierte Information über alle bisherigen Buchungen eines Gastes (Historie)
  • Individuelle Datenschutzkriterien
  • Verschiedene Selektionsmöglich­keiten und Auswertungen
    (Länder, Postleitzahlen, Status, Aufenthalt, Objekt, Aktivitäten, Buchungskriterien, etc.)
  • Export von Adressen z.B. für Serienbriefe mit beliebiger Textgestaltung und E- Mail- Versand
  • IBAN und BIC

Benutzerverwaltung und Datensicherheit

  • Zugangsrechte für Buchung, Abrechnung und Verwaltung getrennt festlegbar

  • Potokollieren von Vorgängen

  • Aktivitätenliste nach Bearbeiter und Zeitraum

  • Aktivitätenstatistik

     

Listen / Auswertungen

Die Listen lassen sich für alle Betriebe oder für jede Objektgruppe einzeln ausgeben. Hier einige der wichtigsten Listen (Anzeige abhängig von den eingesetzten Modulen):

Objektlisten

  • Beherbergungsstatistik
  • Belegungsstatistik
  • Objektreport (Reinigungsliste mit Anzeige von Gästewechsel)
  • Bettenstatistik
  • Objekt-Umsatz
  • Objekt-Belegung
  • Reservierungs-Forecast
  • Sperrenliste
  • Zählerstandsliste

Buchungslisten

  • An- und Abreiseliste

  • Gästeliste
  • Gasthistorien
  • Reservierungsliste
  • Gruppenreservierungsliste
  • Aus- und Rückgabelisten für Neben­leistungen
  • Optionsverfallliste
  • Herkunftsstatistik
  • Verpflegungsliste

Die Adresslisten

  • Adressabfrage
  • Adressliste nach Namen
  • Geburtstagsliste
  • In-House Geburtstagsliste

Die Abrechnungslisten

  • Mahnliste für An- und Restzahlung
  • OP-Liste
  • Objekt-Abrechnung
  • Kurtaxen-Abrechnung
  • Zahlungserwartungsliste
  • Zahlungseingangsliste
  • Rechnungsliste
  • Kassenbuch für wahlweise Tag, Woche, Monat, beliebiger Zeitraum
  • Kreditoren-Kassenbuch für wahlweise Tag, Woche, Monat, beliebiger Zeitraum
  • Eigentümerumsätze
  • Mietabweichungsliste
  • Kontenabrechnung für wahlweise Tag, Woche, Monat, beliebiger Zeitraum
  • Umsatzliste für wahlweise Tag, Woche, Monat, beliebiger Zeitraum

Stammdatenlisten

  • Objektliste
  • Preislisten
  • Kontenliste
  • Arrangementliste
  • Betriebs- und Objektgruppenliste

 

Die Protokolllisten

  • Benutzerprotokoll
  • Vorgangsprotokoll
  • Objektprotokoll

Customer - Relationship - Management

Mit dem Kunden-Aktivitäten-Modul können die verschiedensten Arten von Kundenkontakt, vom Beratungsgespräch über den Prospekt- oder Sammelbriefversand bis hin zu Reservierungen, Änderungen, Stornos, etc. erfasst, verwaltet und ausgewertet werden.
 
Die Arten der Aktivitäten sind frei definierbar, außerdem kann jeder Aktivität eine Verbindung zu einer TIBOS Funktion wie Neueingabe, Änderung, Storno etc. zugeordnet werden. Dadurch wird eine Aktivität automatisch vermerkt, wenn z.B. eine Adressänderung durchgeführt wird.
Ebenso ist es möglich, Aktivitäten über Formulare zu steuern, so dass wenn ein bestimmter Brief gedruckt wird, dieser Vorgang automatisch in die Aktivitätenliste aufgenommen wird.
 
Wenn Sie z.B. verschiedene Prospekte oder Anfahrtsbeschreibungen verschicken, können Sie diese als Aktivität eingeben und der Verbindung "Formularvermerk" zuordnen. TIBOS erkennt solche Aktivitäten als Anlagen zu einem Anschreiben. Diese Aktivitäten werden gesondert gespeichert und können auch entsprechend ausgewertet werden, außerdem können sie in Formularen ausgewiesen werden.

Druckvorlagen /Formulare / Archivierung

Mit TIBOS können Sie Ihre Formulare, Angebote, Reservierungsbestätigungen, Rechnungen, etc. selbst individuell gestalten. Das gilt sowohl für die formale Gestaltung, wie die Verwendung eigener Logos, beliebiger Schriftarten und -größen, als auch für den Inhalt.
Wenn Sie mehrsprachige Reservierungsbestätigungen ausdrucken lassen wollen, setzen Sie einfach mehrere unter­schiedliche Formulare für denselben Zweck ein. Angebote und Reservierungsbestätigungen lassen sich bei geeigneter Hardware direkt aus dem System per E-Mail an den Mieter verschicken (Voraussetzung ist die Verwendung von MS Outlook™ Professional). Die Formulare können per E-Mail auch als PDF-Attachment verschickt werden.
 
Sie bestimmen selbst, welche Formulare automatisch archiviert werden.
 
Über die Druckersteuerung können Sie dem Gast gleichzeitig die Rechnung, den Kurtaxenbeleg und z.B. eine Anreiseskizze ausdrucken.
Das
TIBOS
-Gruppenreisemodul ermöglicht natürlich auch Sammelrechnungen für Vereine oder Firmen bei getrennter Nebenkostenabrechnung.
Formulargruppen:
  • Reservierungsbestätigungen
  • Rechnungsformulare
  • Gruppen-/Veranstalterrechnungen
  • Mahnschreiben
  • Stornorechnungen
  • Adressbezogene Schreiben, wie Prospektversand, Geburtstagsgrüße, o. ä.
  • Angebote (bei Einsatz der Angebotsverwaltung)
  • Objektstammblätter
  • Eigentümerabrechnung (bei Einsatz der Eigentümerverwaltung)
  • Einzelobjektabrechnung (bei Einsatz der Eigentümerverwaltung)